Die E-Mail-Archivierung bei Netzarea arbeitet vollständig im Hintergrund. Sobald sie eingerichtet ist, werden alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch erfasst, indexiert und revisionssicher gespeichert. Ihre Mitarbeiter müssen nichts tun und nichts anders machen als vorher.
Warum E-Mail-Archivierung in Deutschland Pflicht ist
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails aufzubewahren. Die GoBD schreiben eine revisionssichere Archivierung vor. Das bedeutet: E-Mails dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden und müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist jederzeit auffindbar sein. Handels- und Geschäftsbriefe müssen 6 Jahre, buchhalterisch relevante E-Mails 10 Jahre aufbewahrt werden.
So funktioniert die Archivierung technisch
Alle E-Mails werden auf dem Transportweg abgefangen und in einem separaten, vom E-Mail-Server getrennten Archiv gespeichert. Selbst wenn jemand eine E-Mail im Postfach löscht, bleibt die archivierte Kopie unverändert erhalten. Über eine Web-Oberfläche können berechtigte Personen im Archiv suchen und E-Mails bei Bedarf wiederherstellen.
Was zum Umfang gehört und was nicht
Die Archivierung erfasst alle E-Mails, die über Ihren Mailserver ein- und ausgehen. Lokale E-Mail-Programme, PST-Dateien auf Mitarbeiter-Rechnern, Druckereinstellungen oder die Konfiguration von Desktop-Software gehören nicht zum Leistungsumfang der Archivierung. Das sind lokale Themen auf Ihren Arbeitsplätzen, die wir klar von der serverseitigen Archivierung abgrenzen.
